POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

En Freeport estamos comprometidos con proteger tu información personal y a garantizar que tu experiencia con nosotros sea segura y confiable. Esta política explica cómo recopilamos, utilizamos y protegemos tus datos personales cuando interactúas con nuestros servicios. Te invitamos a leer detenidamente esta sección para comprender cómo manejamos tu información y qué medidas tomamos para salvaguardarla.

A continuación, se presenta el Manual Interno de Políticas y Procedimientos para el tratamiento y protección de datos personales de ENSENADA S.A.S., de acuerdo con la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014 y la Ley 2300 de 2023 y demás normas que los modifiquen o complementen. El presente documento está estructurado con el propósito de ser una guía fácil para garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que de ellas recoja o haya recogido ENSENADA S.A.S. en bases de datos, así como los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política y el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma y en especial, para la atención de consultas y reclamos frente al derecho de autodeterminación informática de las personas.

1. OBJETIVOS

Cumplir con los procesos necesarios para el tratamiento de datos personales en la ejecución o desarrollo de su objeto social, conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y demás normas que los modifiquen, complementen o deroguen.
Establecer las directrices para el tratamiento de datos personales, con miras a garantizar los derechos de los titulares a conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información recolectada.
Definir las responsabilidades por parte de ENSENADA S.A.S, para el tratamiento de los datos personales y en cumplimiento de la normatividad vigente.

2. ALCANCE

El tratamiento de las bases de datos personales aplica a la información personal de clientes, proveedores, colaboradores y en general a cualquier tercero que sostenga un vínculo laboral, contractual, legal o de cualquier índole con ENSENADA S.A.S¨ y que, debido a ello, tenga acceso a información de la compañía, quienes deben observar y respetar la política en cumplimiento de sus funciones, si aplica. Todos los colaboradores, según les corresponda, deben dar trámite expedito y legal a las diferentes solicitudes y reclamaciones hechas por los Titulares de la Información, así como por sus causahabientes u otra persona que cuente con la debida autorización.

3. RESPONSABLE O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS

La sociedad responsable y encargada del tratamiento de los datos personales es:

Razón social: ENSENADA S.A.S.
NIT: 811005628-1
CIIU: 4771- 4772
Domicilio: Medellín, Antioquia.
Dirección física: Carrera 25A # 1-31, Edificio Parque Empresarial, Oficina 1501
Email: protedatos@freeportstore.com
Web: www.freeportstore.com
Teléfono fijo:** (057) 4-4441565

4. DEFINICIONES

Para los efectos de este Manual Interno de Políticas y Procedimientos para el tratamiento y protección de datos personales y atendiendo a los términos de la ley, deben tenerse presentes las siguientes definiciones:

Apoderado: Persona que se encuentra facultada legalmente para representar a otra persona y actuar por cuenta de esta.
Archivos: Conjunto de documentos conservados por la empresa en los que conste información personal regulada por la ley.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Causahabiente: Persona que ha sucedido o se ha subrogado por cualquier otro título, el derecho de otros u otras.
Consulta: Solicitud de información sobre los datos personales que constan en una base de datos, la cual es formulada por el Titular de los mismos o la persona autorizada para ello.
Dato personal: Información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato privado: Aquel dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o servidor público.
Dato semiprivado: El dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.
Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como por ejemplo: aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o derechos humanos, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y a los datos biométricos.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que, previa celebración de un contrato con el Responsable del tratamiento, realice actividades de Tratamiento de datos personales por cuenta de este último. Tal calidad será adquirida por ENSENADA S.A.S. en caso de suscribir un acuerdo de transmisión de datos, por medio del cual, se le encomienden actividades de tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asociación con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Tercero: Cualquier persona natural o jurídica diferente a las personas que pertenecen a ENSENADA S.A.S.
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de los datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio colombiano cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Tratamiento: Toda operación o conjunto de operaciones que se ejecute sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
Reclamo: Petición o exigencia formulada por el titular de datos personales o la persona autorizada para ello, respecto de los datos personales incluidos en una base de datos.

5. PRINCIPIOS RECTORES

En todos los actos desplegados por ENSENADA S.A.S., sus empleados, encargados y demás personal designado por esta, para el adecuado tratamiento de datos personales que componen sus bases de datos, en la interpretación y ejecución de sus políticas y en el presente manual, se acatarán los siguientes principios:

a. Principio de legalidad: Durante todas las etapas y actividades de tratamiento de información por parte de ENSENADA S.A.S. o quien esta designe como encargado de tratamiento, se dará aplicación a las normas que regulan la materia a nivel nacional, principalmente, las leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012, los decretos 1377 de 2013, 886 de 2014 y 1727 de 2009, compilados en los capítulos 25, 26 y 27 del DU 1074 de 2015 y todas aquellas que las reglamenten, adicionen, modifiquen o supriman.
b. Principio de finalidad: En el tratamiento de información se ejecutarán exclusivamente las actividades que estén relacionadas con la finalidad previamente establecida por ENSENADA S.A.S.
c. Principio de libertad: Las actividades de tratamiento a las cuales serán sometidos los datos personales, se ejecutarán únicamente cuando el titular de los mismos haya emitido, de manera previa y expresa, autorización para tal fin, salvo que sean de aquellos que, en virtud de lo dispuesto por el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no requieran autorización del titular. d. Principio de veracidad o calidad: ENSENADA S.A.S. ha adquirido un compromiso con los titulares de la información que compone sus bases de datos, para garantizar que la misma sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, consecuencialmente, se abstendrá de tratar datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e. Principio de transparencia: ENSENADA S.A.S. ha adoptado una serie de mecanismos idóneos para garantizar que el titular obtenga, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
f. Principio de acceso y circulación restringida: El acceso a la información que compone las bases de datos estará restringido al personal especializado y previamente capacitado para la manipulación de este tipo de información. ENSENADA S.A.S. no publicará la información personal objeto de tratamiento en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva.
g. Principio de seguridad: ENSENADA S.A.S ha adoptado una serie de medidas técnicas, humanas y administrativas, acordes a la naturaleza de los datos objeto de tratamiento, para impedir que los mismos sean adulterados, extraviados, consultados, usados o accedidos por personal no autorizado.
h. Principio de confidencialidad: ENSENADA S.A.S. ha adoptado un protocolo que garantiza a los titulares de la información que compone sus bases de datos, que las personas que intervienen en el tratamiento de sus datos personales guardarán reserva sobre dicha información, aún después de finalizada la labor de tratamiento, o su vínculo contractual.
i. Principio de favorecimiento a una actividad de interés público: La actividad de administración de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países está directamente relacionada y favorece una actividad de interés público, como lo es la actividad financiera propiamente, por cuanto ayuda a la democratización del crédito, promueve el desarrollo de la actividad de crédito, la protección de la confianza pública en el sistema financiero y la estabilidad del mismo, y genera otros beneficios para la economía nacional y en especial para la actividad financiera, crediticia, comercial y de servicios del país.

6. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Las actividades de tratamiento que ejecuta ENSENADA S.A.S sobre sus bases de datos comprenden la recolección, consulta, recopilación, evaluación, catálogo, clasificación, orden, grabado, almacenamiento, actualización, modificación, aclaración, reporte, informe, análisis, uso, circulación, suministro, supresión, procesamiento, transmisión, transferencia y en general la manipulación de los Datos Personales que le suministre el Titular por cualquier medio.
El tratamiento de los datos personales se podrá realizar a través de medios físicos, automatizados o digitales.

El tratamiento que ENSENADA S.A.S dará a las bases de datos, es el que se describe a continuación:

Recolectar, consultar, recopilar, evaluar, catalogar, clasificar, ordenar, grabar, almacenar, actualizar, modificar, aclarar, reportar, informar, analizar, utilizar, compartir, circular, suministrar, suprimir, procesar y en general tratar los Datos Personales que le suministre el Titular por cualquier medio autorizado por este último.

Solicitar, consultar, verificar, validar, recopilar, compartir, intercambiar, transferir, informar, reportar, procesar, almacenar, modificar, actualizar, aclarar, retirar o divulgar por cualquier medio los Datos Personales del Titular, ante entidades de consulta de bases de datos o ante cualquier otra entidad que maneje o administre bases de datos con los fines legalmente definidos para este tipo de entidades, domiciliadas en Colombia o en el exterior, sean personas naturales o jurídicas, colombianas o extranjeras.

Solicitar, consultar, recopilar, evaluar, catalogar, clasificar, ordenar, grabar, compartir, intercambiar, informar, reportar, procesar, almacenar, modificar, actualizar, aclarar, retirar o divulgar por cualquier medio los Datos Personales del Titular ante cualquier sociedad en la que ésta tenga participación accionaria directa o indirectamente, con sus proveedores de servicios, aliados comerciales, usuarios de red, redes de distribución y personas que realicen la promoción de sus productos y servicios, incluidos call centers, domiciliados en Colombia o en el exterior, sean personas naturales o jurídicas, colombianas o extranjeras siempre que haya sido autorizado por dicho titular.

Gestionar trámites (peticiones, solicitudes, quejas, reclamos).
En los casos en que ENSENADA S.A.S realice el Tratamiento de datos personales, previamente solicitará la autorización al Titular, utilizando el formato definido para ello, el cual forma parte integral de la presente Política.
La autorización de Tratamiento de Datos Personales debe ser expresa, clara, informada, consentida y previa a la información suministrada, con la finalidad de que la autorización pueda ser objeto de posterior consulta y verificación.

6.1 Finalidad del tratamiento

La información personal será utilizada por ENSENADA S.A.S. con la única finalidad de llevar a cabo la operación de su objeto social y el cumplimiento de diversas obligaciones legales y contractuales, de carácter interno y externo mediante la gestión contable, fiscal, administrativa, de recursos humanos y comercial con clientes, proveedores y colaboradores.

A continuación, se describen las finalidades que se tienen para los datos personales de los que dispone ENSENADA S.A.S:
Finalidades comunes a todas las bases de datos

A excepción de lo expresamente dispuesto para cada una de las Bases de Datos en particular, las siguientes finalidades son comunes a todas las Bases de Datos:
Dar cumplimiento a las disposiciones normativas aplicables a cada una de ellas, en los diferentes ámbitos como de derecho laboral, seguridad social, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar (Sistema Integral de Seguridad Social) e impuestos;
Cumplir las instrucciones de las autoridades judiciales y administrativas competentes;
Implementar políticas, estrategias laborales y organizacionales;
Establecimiento de canales de comunicación con los titulares de los datos personales y envío de boletines e información de carácter comercial e institucional;
Cumplimiento de obligaciones legales y/o contractuales relacionadas con el desarrollo de actividades propias del objeto social;
Almacenamiento de información en archivos inactivos, cuando exista un deber legal de mantenimiento de información con posterioridad a la ejecución de las actividades o relaciones que dan origen al tratamiento, de conformidad con lo establecido en las legislaciones específicas que regulan la materia;
Lograr una eficiente comunicación relacionada con sus productos y servicios, y facilitar el acceso general a la información de estos;
Informar sobre cambios de los productos o servicios de la Compañía;
Evaluar la calidad del servicio;
Realizar estudios internos y externos sobre hábitos de consumo;
Verificación y consulta de información relacionada con los titulares, en listas y bases de datos de carácter público o privado, tanto nacionales como internacionales, relacionadas directa o indirectamente con i) antecedentes judiciales, penales, fiscales, disciplinarios, de responsabilidad por daños al patrimonio estatal, ii) inhabilidades e incompatibilidades, iii) lavado de activos, iv) financiación del terrorismo, v) corrupción, vi) soborno transnacional, vii) buscados por la justicia, y en las demás bases de datos que informen sobre la vinculación de personas con actividades ilícitas de cualquier tipo;
Adopción de medidas de control y seguridad sobre las diferentes instalaciones de ENSENADA S.A.S, en caso de que aplique.
Utilización de la imagen personal y/o videos donde aparezca la imagen personal del titular, capturada por sistemas de monitoreo y/o video vigilancia dispuestos por la empresa en toda su infraestructura, como medio de prueba o evidencia en procesos y procedimientos judiciales, extrajudiciales, o administrativos en los que sea parte o esté vinculado de cualquier forma; así como en investigaciones y procedimientos internos ejecutados por la empresa;
Transferencia de datos personales de los titulares a las personas naturales o jurídicas que ostenten la calidad de aliados estratégicos de ENSENADA S.A.S o con las cuales haya celebrado o celebre acuerdos de colaboración o asociación; y
Transferencia de datos personales de los titulares a las compañías con las que se tiene relación comercial y cuyo alcance aplica para dar cumplimiento a el objetivo social de la organización.
Las anteriores finalidades podrán ser realizadas a través de correo físico, correo electrónico, teléfono fijo, sitio web, teléfono celular, mensaje de texto (SMS), fax, redes sociales, encuestas o a través de cualquier otro medio de comunicación y mensajes electrónicos ampliamente conocidos, dando cumplimiento a lo previsto en la normatividad vigente.

6.2 Finalidades específicas por grupos de interés

Clientes:

Los datos personales que son captados de los prospectos comerciales y clientes se trataran para aplicar las siguientes finalidades:

Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de su actividad.
Enviar información de las marcas afiliadas y ofrecer nuevos productos y servicios.
Enviar por cualquier medio físico o electrónico, conocido o por conocerse, información de carácter comercial, de mercadeo, promocional y de eventos sobre los productos o servicios ofrecidos.
Realizar campañas de fidelización, de publicidad y mercadeo en general.
Desarrollar estudios de mercadeo que permitan identificar preferencias de consumo.
Gestionar solicitudes, quejas y reclamos.
Suministrar información de contacto a terceros que permitan el desarrollo de actividades comerciales.
Mantener históricos de relaciones comerciales como elemento de análisis.
Gestión técnica y administrativa, envío de comunicaciones, establecimiento de canales de comunicación y remisión de información de interés del cliente y/o los proveedores.
Recolectar, registrar y actualizar los datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades con relación a su condición de prospecto comercial, cliente y/o apoderado de un cliente.
Incorporar los datos personales en facturas, así como en los demás documentos que resulten necesarios para gestionar la relación comercial y obligaciones derivadas de la misma que se encuentren a cargo de ENSENADA S.A.S en calidad de responsable del tratamiento de datos personales.
Informar sobre los productos y/o servicios propios o por cuenta de otros.
Tramitar encargos, solicitudes o cualquier tipo de petición que sea realizada como cliente a través de cualquiera de las formas de contacto que se ponen a disposición, tales como la oficina principal y correo.
Gestionar procesos de cobranzas prejudiciales y judiciales.

Empleados:

Los datos personales que se capten de los colaboradores, practicantes y candidatos se utilizarán para:

Adelantar procesos de selección, contratación y seguimiento del personal, gestiones de nómina, seguridad y salud en el trabajo.
Dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de contratos laborales vigentes.
Enviar comunicaciones corporativas a través de correo electrónico.
Promover la participación del titular del dato personal en programas desarrollados por ENSENADA S.A.S que tengan como finalidad el bienestar y buen clima laboral.
Administrar los datos personales para que ENSENADA S.A.S en condición de empleador, cumpla correctamente con sus obligaciones. Por ejemplo: asuntos relacionados con prestaciones sociales, contribuciones, retenciones, impuestos, controversias laborales, como también en caso de aportes o pagos a otras entidades donde el colaborador de forma previa haya autorizado el tratamiento.
Gestionar los datos personales del titular y los de su núcleo familiar para realizar trámites de afiliación a las entidades prestadoras de salud −EPS−, cajas de compensación familiar, administradoras de riesgo laboral −ARL−, y demás necesarias para que ENSENADA S.A.S cumpla su deber como empleador.
Disponer de los datos personales del colaborador para una correcta asignación de sus herramientas de trabajo (incluidas las herramientas TI tales como correo electrónico, computadoras, teléfonos móviles, accesos a bases datos, etc.).
Monitorear y utilizar las imágenes que se capten a través sistemas de video vigilancia con la finalidad de controlar y fiscalizar el desarrollo y rendimiento de las actividades laborales en el espacio o puesto de trabajo.
Responder al colaborador ante solicitudes de expedición de certificados, constancias y demás documentos solicitados a ENSENADA S.A.S como causa del vínculo contractual laboral.
Tratar los datos personales para realizar, −cuando sean requeridas− pruebas desempeño, competencias y habilidades, visitas domiciliarias, evaluaciones psicosociales, y todas las demás que genere en virtud de su relación laboral.
Disponer de los datos personales para mantener actualizada la información del colaborador.
Gestionar sus datos personales para garantizar una correcta ejecución de lo estipulado en el reglamento interno de trabajo, incluido los procesos disciplinarios e investigaciones pertinentes.
Administrar los datos personales para realizar el correcto pago de la nómina, incluida la realización de los descuentos para pagos a terceros que el colaborador haya previamente autorizado.
Realizar transferencia y transmisión internacional de información de tipo personal a terceros que se encuentran en países diferentes a Colombia sin importar si cumplen o no los requisitos mínimos adecuados sobre protección de datos personales establecidos por la ley para su tratamiento, toda vez que los servicios que prestan a ENSENADA S.A.S garantizan el correcto funcionamiento de su operación.

Los comunicados y/o avisos dirigidos a los empleados se harán dentro del horario laboral establecido por la Compañía.

Proveedores:

Los datos personales que se captan de los proveedores y sus colaboradores se trataran para aplicar las siguientes finalidades:

Efectuar las gestiones pertinentes para la vinculación de los proveedores.
Gestión técnica y administrativa, envío de comunicaciones, establecimiento de canales de comunicación y remisión de información de interés del cliente y/o los proveedores.
Recolectar, registrar, actualizar y mantener sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades con relación a su condición de proveedor y/o personal contratista de ENSENADA S.A.S.
Analizar aspectos financieros, técnicos y de cualquier otro tipo que permita identificar la capacidad de cumplimiento del proveedor.
Desarrollar y aplicar procesos de selección, evaluación, elaboración de respuestas a una solicitud de información, elaborar solicitudes de cotización y propuesta, y/o adjudicación de contratos.
Gestionar los datos del proveedor o Contratista para efectuar los procesos de pagos de facturas y cuentas de cobro presentadas a ENSENADA S.A.S.
Cumplir las obligaciones derivadas de la relación comercial que se establezca con el Proveedor o Contratistas.
Transferir información a autoridades administrativas que requieran debido a sus funciones con el fin de cumplir las obligaciones legales a nuestro cargo.

Los comunicados y/o avisos dirigidos a los proveedores se harán dentro del horario laboral administrativo establecido por la compañía. Los datos personales y los de terceros que se entregan, tales como colaboradores, son autorizados para llevar a cabo la gestión o servicio encomendado, referencias y certificaciones comerciales, además, cuentan con la autorización de los titulares para ser entregados y tratados de acuerdo con el presente documento.

Accionistas:

El tratamiento de datos personales de accionistas de se llevará a cabo conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas análogas o que regulen esta materia. Las finalidades que se aplicarán a los datos personales de los accionistas serán la siguientes:

Efectuar el pago de dividendos.
Cumplir decisiones judiciales, administrativas y legales relacionadas con su calidad de accionista.
Permitir el ejercicio de sus derechos relacionados con su participación accionaria.

6.3 Video Vigilancia

ENSENADA S.A.S utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes lugares de sus instalaciones u oficinas.

La información recolectada se utilizará para fines de:

Seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de ENSENADA S.A.S.
La vigilancia y el respaldo probatorio de incidentes.
Control horario de los empleados y/o contratistas.

Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.

6.4 Tratamiento de datos sensibles

ENSENADA S.A.S reconoce que algunos datos sometidos a su tratamiento ostentan la calidad de Datos Sensibles. En este sentido, la empresa ha adoptado todas las medidas necesarias contempladas en la ley tendientes a su protección. Para efectos del tratamiento sobre Datos Sensibles contenidos en cualquiera de las bases de datos, ENSENADA S.A.S cumplirá con la obligación de informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.

Así mismo, dará a conocer al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, a fin de obtener su consentimiento por lo que contará con la autorización previa, expresa, informada, y facultativa de los titulares de dichos datos, antes de la ejecución de actividades de tratamiento.

Los datos personales relacionados con la salud son considerados datos sensibles, razón por la cual es facultativo por parte del Titular gestionar y proporcionar esta información mediante las diferentes herramientas y canales de la empresa, quien sólo tratará estos datos sensibles, con el fin de:
Ejercer control sobre el estado de salud del personal a su cargo, contratistas o usuarios (cuando aplique) con ocasión de eventos o situaciones específicas que así lo ameriten;
Para llevar a cabo un trámite específico que así lo requiera, previa autorización expresa del Titular de la información;
Suministrarlos cuando lo requiera una autoridad competente en ejercicio de sus funciones; y
Dar cumplimiento al protocolo de bioseguridad mandatorio por el Distrito o autoridades administrativas competentes.
Con respecto del Tratamiento de datos biométricos, ENSENADA S.A.S, podrá recolectar información personal biométrica como huellas, fotografías del rostro (selfie), iris, cadencias, voz, firma, reconocimiento facial o rasgos morfológicos, entre otros, (en adelante los “datos biométricos”) con el fin de permitir la identificación de los Titulares, conforme los parámetros de seguridad establecidos en la regulación, las buenas prácticas y las señaladas por las autoridades. Estos datos biométricos son considerados por la regulación colombiana como datos sensibles.
La recolección de esta información se hace en cumplimiento de obligaciones legales como la señalada en el artículo 2.2.17.6.6 del Decreto 1413 de 2017, en donde regula lo concerniente a las medidas efectivas que deben ser adoptadas por la empresa en cuanto a propender por la seguridad de la información.

6.5 Tratamiento de datos de menores de edad

ENSENADA S.A.S se abstendrá de manipular datos cuyo titular sea un menor de conformidad con lo dispuesto en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012. No obstante, en el evento en que se requiera ser tratados los datos personales de un menor de edad, se regirá por las siguientes reglas:
ENSENADA S.A.S garantizará el respeto del interés superior del menor Titular del Dato;
ENSENADA S.A.S velará por el respeto de los derechos fundamentales del menor Titular del Dato;
El representante legal del menor Titular del Dato otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado.

6.6 Datos financieros

Para los efectos de la Política, se entenderá por información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, aquella referida al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen.

La información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países será utilizada de conformidad con las siguientes finalidades:

Como elemento de análisis para establecer y mantener una relación contractual, cualquiera que sea su naturaleza, así como para la evaluación de los riesgos derivados de una relación contractual vigente.
Como elemento de análisis para prospectar potenciales clientes, hacer estudios de mercado o investigaciones comerciales o estadísticas.
Para el adelantamiento de cualquier trámite ante una autoridad pública o aliados estratégicos, respecto del cual dicha información resulte pertinente.
Para fines comerciales, publicitarios y de mercado.
Para fines de cobranza y gestión de cartera.

Además de los derechos enunciados en la presente Política, los titulares de información financiera y crediticia tendrán adicionalmente los siguientes derechos:

Podrán acudir ante la autoridad de vigilancia para presentar quejas contra las fuentes, operadores o usuarios por violación de las normas sobre administración de la información financiera y crediticia.
Acudir ante la autoridad de vigilancia para pretender que se ordene a un operador o fuente la corrección o actualización de sus datos personales, cuando ello sea procedente conforme lo establecido en ley 1266 de 2008.

6.7 Reporte de información negativa

El reporte de información negativa sobre incumplimiento de las obligaciones de cualquier naturaleza, será realizado por ENSENADA S.A.S en calidad de responsable o el encargado que se haya autorizado para tal fin a los operadores de bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, dicho reporte sólo procederá previa comunicación al titular de la información, con el fin de que este pueda demostrar o efectuar el pago de la obligación, así como controvertir aspectos tales como el monto de la obligación o cuota y la fecha de exigibilidad.

En todo caso, ENSENADA S.A.S podrá efectuar el reporte de la información transcurridos veinte (20) días calendario siguientes a la fecha de envío de la comunicación en la última dirección de domicilio del afectado que se encuentre registrada en los archivos de ENSENADA S.A.S y sin perjuicio, si es del caso, de dar cumplimiento a la obligación de informar al operador, que la información se encuentra en discusión por parte de su titular, cuando se haya presentado solicitud de rectificación o actualización y está aún no haya sido resuelta.

El incumplimiento de la comunicación previa al titular de la información, en los casos en que la obligación o cuota ya haya sido extinguida, dará lugar al retiro del reporte negativo en el respectivo periodo.

En los casos en que se genere el reporte sin el cumplimiento de la comunicación y no se haya extinguido la obligación o cuota, se deberá retirar el reporte y cumplir con la comunicación antes de realizarlo nuevamente.

Permanencia de la información

Los datos cuyo contenido haga referencia al tiempo de mora, tipo de cobro, estado de la cartera y, en general, aquellos datos referentes a una situación de incumplimiento de obligaciones se regirán por un término máximo de permanencia, vencido el cual deberá ser retirada de los bancos de datos.

El término de permanencia de esta información será el doble del tiempo de la mora, máximo cuatro (4) años contados a partir de la fecha en que sean pagadas las cuotas vencidas o sea extinguida la obligación.

El garante del término establecido anteriormente, será la respectiva central de riesgo ante la cual repose el reporte negativo y, en consecuencia, el Titular de la información podrá acudir ante dicha entidad para hacer efectivo el ejercicio de sus derechos.

7. SOLICITUD DE DATOS

ENSENADA S.A.S., para la vinculación de sus partes interesadas, puede requerir los siguientes datos personales:

Datos personales de identificación: datos del documento de identificación, estado civil, datos familiares, género, edad, firma, nacionalidad, huella, fotografías, historial laboral, historial académico, profesión, arte, oficio o actividad económica.
Datos de ubicación: dirección, teléfono, celular, correo electrónico, redes sociales.
Datos de contenido socioeconómico: certificación de cuenta bancaria, datos financieros, datos crediticios, datos económicos, tipo de vivienda, referencias comerciales, referencias laborales y referencias bancarias.
Datos sensibles: pruebas médicas, tratamientos y medicamentos.
ENSENADA S.A.S utiliza diversos medios de audio y video de seguridad para protección y control. Esta información podrá ser usada como prueba en cualquier proceso judicial o administrativo y será tratada conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012.

7.1 Autorizaciones

Por regla general, las actividades de tratamiento de información reglamentadas por la presente Política serán ejecutadas sobre datos personales cuyos titulares hayan emitido su autorización de manera previa, expresa e informada, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior mediante el formato establecido, de forma oral, o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

Sin perjuicio de lo anterior, ENSENADA S.A.S se reserva el derecho a ejecutar actividades de tratamiento, sobre información cuya autorización no sea requerida en virtud de las disposiciones legales que reglamentan la materia, caso en el cual continúan vigentes los deberes de la empresa frente a los titulares de la información, establecidos en la presente política.

La autorización del titular no será necesaria en los siguientes eventos:

La información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
Se trate de datos de naturaleza pública;
Se trate de casos de urgencia médica o sanitaria;
Cuando el tratamiento de datos personales esté autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
Se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas; y
Cualquier dato positivo o negativo que repose en la Base de Datos de un Encargado del Tratamiento de la información, sin contar con la Autorización otorgada por su Titular, debe ser eliminado de manera inmediata, una vez se advierta la ausencia de esta como consecuencia de la solicitud del Titular, surtida a través del respectivo reclamo.

ENSENADA S.A.S. solicita autorización a toda persona natural con quien establezca relaciones comerciales o laborales, ya sea proveedor, cliente o colaborador, para que sus datos personales puedan ser tratados según la finalidad establecida en cada caso. La aceptación expresa, informada y previa para el tratamiento de los datos personales, por parte de ENSENADA S.A.S. se solicita a través de los siguientes mecanismos:

Proveedores: Formato FCI01 Identificación y control AN nacional e internacional.
Empleados: Contrato laboral.
Clientes punto de venta: Formato de autorización para el tratamiento de datos personales.
Clientes tienda online: Inscripción en el sitio web, bien sea por checkout, pop up o footer. El cliente selecciona la opción de autorización para el tratamiento de datos personales antes de suscribirse.

8. SEGURIDAD Y CONTROL DE LA INFORMACIÓN

ENSENADA S.A.S. cuenta con medidas técnicas, administrativas y recurso humano capacitado para garantizar la seguridad a los datos personales obtenidos, que reposan en sus bases de datos y archivos, evitando su adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado o fraudulento.

Los datos personales son almacenados de manera electrónica y deben permanecer en la base de datos, como activos, inactivos o históricos y no podrán ser suprimidos sino hasta que dejen de utilizarse, de acuerdo con el instructivo de Almacenamiento de datos personales.

Los empleados de ENSENADA S.A.S encargados del tratamiento de los datos personales, se comprometen a cumplir con lo dispuesto en la Política de Tratamiento de Datos y a mantener la confidencialidad de los mismos, de acuerdo a la aceptación y firma del formato FTH10 Acuerdo Confidencialidad de la información al momento de su vinculación.

Si los titulares consideran que su interacción con ENSENADA S.A.S ya no es segura por considerar que la seguridad de su información personal podría estar comprometida, deberán notificar inmediatamente a través de los canales de atención indicados en la presente Política.

9. DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos frente a ENSENADA S.A.S. en su condición de responsable del tratamiento:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Esto es:
Conocimiento: El Titular tiene derecho a ser informado por el responsable del tratamiento y de manera gratuita, los datos que sobre él estén siendo tratados y respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales, por lo tanto, el titular tiene derecho a conocer, actualizar o rectificar sus Datos Personales frente al responsable del tratamiento.
Rectificación: El titular podrá solicitar en cualquier momento, la corrección de la información inexacta que repose en las bases de datos de ENSENADA S.A.S
Actualización: El titular se encuentra facultado para solicitar que, por motivos diferentes a la corrección de datos, la información de las bases de datos de ENSENADA S.A.S se encuentre completa y actualizada, en este orden de ideas, podrá solicitar el ingreso o supresión de todo tipo de información que considere pertinente.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a ENSENADA S.A.S. salvo cuando no sea requerida como requisito para el Tratamiento en los términos de la ley.
Ser informado, previa solicitud, del uso que se le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a la protección y tratamiento de la información personal.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles ya que las respuestas a las preguntas que versen sobre datos sensibles o menores de edad serán de carácter facultativo. Por ningún motivo se obligará al titular a suministrar información ni datos de naturaleza sensible.

Los titulares de la información pueden ejercer sus derechos de forma gratuita, a través del siguiente correo electrónico: protedatos@freeportstore.com o dirigiendo una comunicación escrita a nombre de ENSENADA S.A.S. a la siguiente dirección: Carrera 25A #1 -31, Edificio Parque Empresarial, Oficina 1501, Medellín-Colombia.

10. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO

De conformidad con lo establecido en la ley, son deberes de ENSENADA S.A.S. frente a los datos personales:

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento, en caso de que exista, sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos previamente suministrados y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado, de conformidad con lo previsto en la presente ley.
Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la protección de datos y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Informar, a solicitud del titular, sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Adoptar un manual interno de procedimientos para garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales.
Tratándose de información objeto de controversia ante una autoridad administrativa o judicial, o que este siendo objeto de reclamo por parte del Titular, o cuyo bloqueo haya sido ordenado por la autoridad competente, ENSENADA S.A.S se compromete a tomar todas las medidas pertinentes para impedir que dicha información continúe siendo tratada, salvo lo referente al almacenamiento de la misma, hasta que se tome una decisión de fondo.

10.1 Deberes de los encargados del tratamiento

En los términos de la Ley 1581 de 2012 el encargado del tratamiento es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento, toda vez que ENSENADA S.A.S trata directa y de manera exclusiva las bases de datos por él creadas.

Las obligaciones que se describen a continuación serán aplicables (i) cuando por razones de conveniencia, la empresa delegue la realización de ciertas actividades relacionadas con el tratamiento de datos a un tercero; o (ii) cuando ENSENADA S.A.S realice actividades de tratamiento en calidad de encargado:
Permitir al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del Derecho de Hábeas Data;
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos personales en los términos de la Ley 1581 de 2012 o la norma que lo sustituya o complemente;
Solicitar la certificación al Responsable del tratamiento, de la existencia de la autorización otorgada por el titular;
Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012 o la norma que lo sustituya o complemente;
Registrar en la base de datos la leyenda "RECLAMO EN TRÁMITE" en la forma en que se regula en la Ley 1581 de 2012 o la norma que lo sustituya o complemente;
Insertar en la base de datos la leyenda "INFORMACIÓN EN DISCUSIÓN JUDICIAL" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
Permitir el acceso a la información únicamente a los titulares de los datos personales a tratar y las personas que bajo previa autorización del encargado pueden tener acceso a ella;
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares;
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio;
Adoptar unas políticas de tratamiento de datos que aseguren el debido tratamiento de datos personales;
Suministrar en las políticas de tratamiento de datos al responsable del tratamiento;
Conservar la información por el término legal a que haya lugar.

11.PROCEDIMIENTOS PARA EL EFECTIVO EJERCICIO DE LOS DERECHOS

ENSENADA S.A.S ha adoptado una serie de procedimientos para el adecuado tratamiento de los datos personales y el ejercicio de los derechos de los titulares, estos procedimientos variarán dependiendo del derecho ejercido por el titular, como se describe a continuación:

11.1 Consultas

El titular, causahabiente o apoderado de la información, podrá conocer sus datos personales objeto de tratamiento, o solicitar prueba de la autorización otorgada a ENSENADA S.A.S, a través del correo electrónico protedatos@freeportstore.com

La consulta debe contener como mínimo los siguientes datos:
El nombre, identificación, domicilio del titular, correo electrónico, número celular.
Los documentos que acrediten la identidad o representación.
La descripción clara y precisa de su requerimiento o solicitud.

El área de servicio al cliente es la encargada de gestionar las solicitudes de consulta. En caso de encontrar que los datos no están completos, solicitará al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la misma, que se hagan las correcciones necesarias.

La petición será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibido de la consulta. Si no es posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual, en ningún caso, podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

La respuesta se enviará al correo electrónico del titular o en su defecto a la dirección física, registrados en la base de datos.

11.2 Reclamos

El titular, causahabiente o apoderado podrá presentar un reclamo ante ENSENADA S.A.S., a través del correo electrónico protedatos@freeportstore.com, cuando considere que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de corrección, actualización, supresión, revocatoria o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto reglamentario 1377 de 2013, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y las demás normas que los complementen, modifiquen o deroguen.

El reclamo únicamente se podrá ejercer por el titular, previa acreditación de su identidad, o por el causahabiente, previa acreditación de su identidad y la calidad otorgada. Cuando no se acredite la identidad o calidad otorgada, se tendrá por no presentado el reclamo.

El reclamo debe contener como mínimo la siguiente información:

El nombre, identificación, domicilio del titular, correo electrónico, número celular.
Los documentos que acrediten la identidad o representación
La descripción clara y precisa de su requerimiento o solicitud.

Si el área de servicio al cliente recibe el reclamo y encuentra que los datos no están completos, solicitará al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo que realice las correcciones necesarias.

La petición será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción de la misma. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su reclamo, el cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Cuando se considere que el reclamo presentado por el titular, su representante y/o causahabientes o por se encuentra incompleto por falta de los requisitos establecidos anteriormente, requerirá, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la petición, al interesado para que este subsane los requisitos faltantes.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento por parte de ENSENADA S.A.S al interesado, sin que este último presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo, sin perjuicio de poder presentar una nueva reclamación en el mismo sentido; caso en el cual los términos para resolver comenzarán a contarse a partir de la nueva petición.

ENSENADA S.A.S. es responsable de inscribir en el Registro Nacional de Bases de Datos, los reclamos presentados por los titulares, causahabientes o apoderados, durante el primer y segundo semestre de cada año, dentro de los primeros 15 días hábiles del mes de febrero y agosto, respectivamente. Asimismo, ENSENADA S.A.S como responsable del tratamiento de datos personales, debe actualizar la información de los reclamos presentados por los titulares conforme al Decreto 003 de 2018.

11.3 Procedimiento de supresión de datos personales

Cuando resulte procedente la supresión de los datos personales del titular de la base de datos conforme a la reclamación presentada, ENSENADA S.A.S deberá realizar la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información, sin embargo, el titular deberá tener en cuenta que en algunos casos cierta información no podrá ser eliminada ya que deberá permanecer en registros históricos obedeciendo a los deberes legales de la compañía por lo que la supresión versará sobre el tratamiento activo de los mismos.

Se encuentran legitimados para ejercer los derechos contemplados anteriormente, el titular del dato, sus causahabientes o representantes y las personas autorizadas por aquel o estos; en los dos últimos casos, se deberá acreditar la calidad cuyo reconocimiento se solicita, a través de mecanismos idóneos.

12. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE LA INFORMACIÓN

ENSENADA S.A.S suministrará los datos personales objeto de tratamiento a las siguientes personas:

Titular de la información.
Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Terceros autorizados por el titular o por la ley.
Terceros a los que ENSENADA S.A.S le encargue su tratamiento para el desarrollo del objeto social.

ENSENADA S.A.S suministrará los datos personales a terceros siempre que cuente con la autorización del titular o se presente el documento que acredite su representación legal. En este caso el tercero, a partir del momento en que reciba la información, se convierte en encargado del tratamiento de la misma y deberá cumplir con las obligaciones legales.

A todo tercero que por su relación con ENSENADA S.A.S se le encargue el tratamiento de datos personales requerirá previa autorización por parte del titular para tratar sus datos personales y suscripción de un contrato entre el Responsable y los encargados para el tratamiento de datos personales bajo su control y responsabilidad, en el cual se señalará los alcances del tratamiento, las actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable para el tratamiento de los datos personales y las obligaciones del Encargado para con el titular y el responsable.

12.1 Transferencias internacionales

ENSENADA S.A.S transfiere los datos personales a terceros en otros países siempre que éstos proporcionen niveles adecuados de protección de datos de conformidad con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia.

De manera excepcional se podrán realizar transferencias internacionales de datos por ENSENADA S.A.S cuando:

El Titular del dato haya otorgado su autorización previa, expresa e inequívoca para realizar la transferencia.
La transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el Titular y ENSENADA S.A.S como Responsable y/o Encargado del tratamiento.
Se trate de transferencias bancarias y bursátiles acorde con la legislación aplicable a dichas transacciones.
Se trate de transferencia de datos en el marco de tratados internacionales aplicables.
Transferencias legalmente exigidas para salvaguardar un interés público.

Al momento de presentarse una transferencia internacional de datos personales, previo envío o recepción de los mismos, ENSENADA S.A.S suscribirá los acuerdos que regulen en detalle las obligaciones, cargas y deberes que surgen para las partes intervinientes.

Los acuerdos o contratos que se celebren deberán atender lo dispuesto en la norma, así como en la legislación y jurisprudencia que fuera aplicable en materia de protección de datos personales.

13. EXCEPCIONES A LA PRESENTE POLÍTICA

La presente política no aplica para las bases de datos y archivos que:

Tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
Tengan por finalidad y contengan información de inteligencia y contrainteligencia.
Tengan por finalidad información periodística y otros contenidos editoriales.
Tengan por finalidad brindar información sobre compras realizadas por los clientes (servicio postcompra), la entrega o perfeccionamiento de ellas, e información relacionada con productos que sea solicitada por el mismo cliente.

14. OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS

En atención a lo establecido en el artículo 23 del decreto 1377 de 2013, ENSENADA S.A.S ha designado un equipo de protección de datos personales, el cual tiene el deber de velar por la efectiva implementación de las políticas y procedimientos de protección de datos personales y las buenas prácticas de gestión de datos.

Este equipo tiene las siguientes responsabilidades:

Promover la elaboración e implementación de un sistema que permita administrar los riesgos del tratamiento de datos personales.
Coordinar la definición e implementación de los controles del Programa Integral de Gestión de Datos personales.
Servir de enlace y coordinador con las demás áreas de la organización para asegurar una implementación transversal del Programa de Gestión de Datos Personales.
Impulsar la cultura de protección de datos dentro de ENSENADA S.A.S
Mantener un inventario de las bases de datos personales en poder de la organización.
Registrar las bases de datos de la organización en el Registro Nacional de Bases de Datos operado por la Superintendencia de Industria y Comercio y actualizar el reporte atendiendo a las instrucciones que sobre éste establezca la autoridad.
Obtener las declaraciones de conformidad de la SIC cuando sea requerido.
Revisar los contenidos de los contratos de transmisiones internacionales de datos que se suscriban con encargados no residentes en Colombia.
Analizar las responsabilidades de cada cargo de la organización, para, si es del caso, diseñar un programa de entrenamiento en protección de datos personales específico para cada uno de ellos.
Realizar un entrenamiento general en protección de datos personales para todos los empleados de la compañía.
Realizar el entrenamiento necesario a los nuevos empleados, que tengan acceso por las condiciones de su empleo, a datos personales gestionados por la organización.
Integrar políticas de protección de datos dentro de las actividades de las demás áreas de la organización.
Medir la participación, calificar el desempeño, en los entrenamientos de protección de datos.
Requerir que, dentro de los análisis de desempeño de los empleados, se encuentre haber completado satisfactoriamente el entrenamiento sobre protección de datos personales.
Velar por la implementación de planes de auditoría interna para verificar el cumplimiento de sus políticas de tratamiento de la información personal.
Acompañar y asistir a la organización en la atención de las visitas y los requerimientos que realice la Superintendencia de Industria y Comercio.
Realizar seguimiento al programa de gestión de datos personales.
Elaborar informes para ser entregados a la Dirección de ENSENADA S.A.S y a sus accionistas.

15. AUTORIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN DE DATOS

ENSENADA S.A.S velando por la efectiva protección de los datos personales de los titulares cuya información componen las bases de datos de la empresa, pone a disposición del público en general, información relacionada con la Delegatura para la Protección de Datos Personales, autoridad competente a nivel nacional que ejerce vigilancia sobre las actividades de tratamiento desarrolladas en el territorio nacional, que podrá ser consultada en el siguiente link http://www.sic.gov.co/drupal/protección-de-datos-personales

16. APLICABILIDAD LEY 2300 DE 2023 POR MEDIO DE LA CUAL SE ESTABLECEN MEDIDAS QUE PROTEJAN EL DERECHO A LA INTIMIDAD

De conformidad con la normatividad vigente, está prohibido contactar directamente al titular durante el mismo día, en más de una ocasión y dentro de la misma semana a través de varios canales. Por lo tanto, las prácticas de cobranza deberán llevarse a cabo de manera respetuosa y sin que pueda llegar a verse afectada la intimidad personal ni familiar del titular.

En razón de ello, para efectos de las gestiones de cobranza, publicitarias, de mercadeo o envío de ofertas de los servicios ofrecidos por ENSENADA S.A.S se establecieron los siguientes horarios:

De lunes a viernes: de 7:00 am a 7:00 pm.
Días sábado: de 8:00 am a 3:00 pm.
Queda excluido cualquier tipo de contacto con el titular los días domingos y días festivos.

En todo caso, el envío de mensajes publicitarios a través de mensajes de texto (SMS), mensajería por aplicaciones o por la web, correos electrónicos y la realización de llamadas telefónicas de carácter comercial o publicitario, quedarán supeditados a los horarios antes mencionados y establecidos para ello en la Ley 2300 de 2023.

En caso de que el titular requiera ser contactado en horarios distintos a los establecidos por la presente Política o no desee ser contactado por algún canal a los autorizados, deberá manifestarlo expresamente a través del siguiente correo electrónico:

En ningún caso, cuando se adelanten gestiones de cobranza ya sea de forma directa, por medio de terceros o por cesión de la obligación incluyendo a las personas naturales; se podrán contactar las referencias personales o de otra índole, ni se podrán realizar visitas al domicilio o lugar de trabajo, tampoco se podrá consultar al consumidor el motivo del incumplimiento de la obligación.

En los eventos en que se pretenda contactar al avalista, codeudor o deudor solidario deberá hacerse con sujeción a los horarios establecidos anteriormente.

17. VIGENCIA

La presente política entra en vigencia a partir del 22 de Julio de 2026 y hasta la expedición de otras o cambio sustancial de las mismas.

Los cambios sustanciales en las políticas de tratamiento que puedan afectar el contenido de la autorización, principalmente los relacionados con la identificación de la empresa y/o la finalidad del tratamiento de los datos personales, serán comunicados oportunamente a los titulares de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas.

En caso de realizar alguna modificación, considerando las determinaciones previstas en la ley, ENSENADA S.A.S publicará el documento actualizado en su página web, www.freeportstore.com.